Biznesplan do urzędu pracy powinien pokazywać, że planowana oferta odpowiada przygotowaniu wnioskodawcy, a zakupy mają uzasadnienie w rzeczywistym zakresie działalności. Powinien też rozróżniać koszt całego przedsięwzięcia od kwoty wnioskowanej, a opis, liczby i załączniki powinny przedstawiać ten sam plan.
Opis przedsięwzięcia: oferta, kompetencje i odbiorcy
Opis firmy w biznesplanie powinien pokazywać, co klient otrzyma, kto będzie odbiorcą usługi oraz jak firma zrealizuje ją na początku działalności. Przy każdej pozycji oferty określ jej rezultat i zakres, a także ograniczenia dotyczące sposobu wykonania. Dzięki temu oferta nie jest samą listą usług: pozwala ocenić, czy planowane czynności odpowiadają przygotowaniu i możliwościom wnioskodawcy.
Kompetencje opisz w odniesieniu do konkretnych zadań z oferty, rozróżniając ukończony kurs, zdobytą praktykę i samodzielne świadczenie usług. To różne poziomy przygotowania — ukończenie kursu nie jest tym samym co doświadczenie w samodzielnej realizacji. Umiejętności, które dopiero planujesz zdobyć, przedstaw jako przyszłe, a nie jako obecny atut. Jeśli przygotowanie nie obejmuje wszystkich czynności, które firma zamierza oferować od startu, ogranicz początkowy zakres albo wskaż, które kompetencje wymagają uzupełnienia.
Jak uzasadnić popyt i prognozę sprzedaży
Prognozę sprzedaży uzasadnij przesłankami dotyczącymi potrzeb odbiorców i dostępnymi im alternatywami, a nie samą deklaracją, że oferta może ich zainteresować. Zainteresowanie jest sygnałem popytu, ale nie oznacza zamówienia, dlatego nie przedstawiaj go jako pewnej sprzedaży. Wyjaśnij, na czym opierasz przyjętą liczbę sprzedanych jednostek i jak rozpoznane potrzeby przekładają się na tę skalę.
Przewidywaną wartość sprzedaży powiąż z liczbą jednostek i ich cenami, a tempo osiągania tej wartości — z rozruchem działalności i czasem potrzebnym na realizację. Założenia sprawdź względem dostępnego czasu i zasobów: nawet przy rozpoznanym popycie prognoza nie jest wiarygodna, jeśli zakłada więcej realizacji, niż firma może obsłużyć. Dzięki temu widać zarówno podstawę szacunku, jak i jego ograniczenia.
Kosztorys: dobór wydatków i uzasadnienie zakupów
Każdą pozycję kosztorysu powiąż z konkretną czynnością w planowanej działalności. Samo stwierdzenie, że zakup jest „niezbędny”, nie wyjaśnia, dlaczego potrzebujesz właśnie takiego zasobu ani w jakiej ilości. Uzasadnienie powinno pokazać:
- Zastosowanie — jaką czynność umożliwi zakup i jakiej funkcji potrzebujesz.
- Parametry i skala — dlaczego wybrane cechy odpowiadają planowanej pracy oraz przewidywanemu wykorzystaniu zasobu.
- Liczbę sztuk — z czego wynika liczba; przy kilku jednakowych urządzeniach wyjaśnij, czemu potrzebne jest każde z nich.
- Dostępne zasoby — czy podobny sprzęt już masz i dlaczego nie wystarcza do wykonania danego zadania.
Parametry i liczba zakupów powinny odpowiadać zakresowi działalności, a nie hipotetycznym usługom dopisanym wyłącznie dla uzasadnienia wydatku. Koszt całego przedsięwzięcia obejmuje wszystkie potrzebne wydatki, niezależnie od tego, czy mogą być pokryte z programu. Osobno podaj kwotę, o którą wnioskujesz: jest ona częścią planu finansowania, a nie informacją o już przyznanych środkach. Biznesowe uzasadnienie zakupu nie przesądza o dopuszczalności jego finansowania.
Jak sprawdzić ceny, kwoty i dopuszczalność wydatków
Porównuj oferty dopiero po sprawdzeniu, czy dotyczą tego samego zakresu i odpowiadających sobie parametrów. Inaczej różnica w cenie może wynikać z tego, że jedna oferta obejmuje dodatkowe elementy, a nie z korzystniejszej ceny za porównywalny zakup.
- Zakres i parametry — zestawiaj oferty dotyczące tego samego przedmiotu i zakresu świadczenia.
- Dostawa i instalacja — sprawdź, czy są ujęte w cenie; pominięcie tych kosztów w jednej ofercie utrudnia rzetelne porównanie.
- Podstawa podatkowa — porównuj kwoty na tej samej podstawie, netto albo brutto.
- Data ceny — określ, kiedy podana cena obowiązywała, aby wiadomo było, do jakiego momentu odnosi się wycena.
Oddziel cenę zakupu od kwoty, którą wpisujesz do formularza i faktycznie zapłacisz. To, czy należy wykazać kwotę netto czy brutto, zależy od formularza, sytuacji wnioskodawcy i warunków programu. Dopuszczalność finansowania wydatku sprawdź w dokumentacji danego naboru.
Spójność biznesplanu z formularzem i załącznikami
Zacznij od dokumentacji właściwego urzędu i naboru: formularza, instrukcji, zasad, aneksów oraz wymaganych załączników. Sprawdź ich daty, wersje i status, aby biznesplan odpowiadał aktualnemu zestawowi dokumentów, a nie wcześniejszemu wzorowi. Przy każdym polu formularza prowadź roboczą mapę: zapisz odpowiedź, jej podstawę oraz brakujące informacje do uzupełnienia. Ułatwia to sprawdzenie, czy opis, tabele i dokumenty dodatkowe przedstawiają ten sam plan.
W końcowym porównaniu sprawdź, czy zgodne są:
- Zakres przedsięwzięcia — opis i załączniki odnoszą się do tych samych działań oraz elementów planu.
- Liczby i daty — wartości i terminy nie rozchodzą się między opisem, tabelami i dokumentami.
- Źródła i założenia — części wniosku opierają się na tych samych danych i warunkach realizacji.
Zmiana jednej informacji może wymagać przeliczenia powiązanych części biznesplanu i aktualizacji odpowiednich pól lub załączników. Sposób wprowadzenia zmiany zależy jednak od etapu sprawy, dlatego należy sprawdzić tryb wskazany dla danego naboru i etapu postępowania.