Plan finansowy w biznesplanie ma pokazać nie tylko, czy prognozowane przychody przewyższają koszty, lecz także czy przedsięwzięcie będzie mieć środki na płatności w odpowiednim czasie. Wynik finansowy i stan gotówki opisują różne aspekty działalności, a potrzeba finansowania zależy od terminów wpływów i wydatków oraz od tego, czy przyjęty plan sprzedaży mieści się w dostępnych zasobach.
Prognozy przychodów i kosztów w jednym modelu
Prognoza jest spójna wtedy, gdy planowana sprzedaż, zasoby potrzebne do jej realizacji i koszty opisują ten sam scenariusz. Warto prowadzić rejestr założeń z wartością, jednostką, okresem, podstawą, datą i statusem każdej istotnej pozycji. Dzięki temu wiadomo, czego dotyczy założenie i na jakiej podstawie je przyjęto; można też odróżnić dane potwierdzone od roboczych.
Sprzedaż warto rozpisywać na jednostki oferty, ceny i liczbę zamówień w kolejnych okresach, a następnie zestawić z dostępnym czasem i innymi zasobami oraz kosztami ich wykorzystania. Okres modelu powinien obejmować przygotowania i rozruch, bo w tych etapach sprzedaż może być niższa niż po rozpoczęciu regularnej działalności. Szczegółowość prognozy powinna ujawniać niedobory, a wymagany poziom sprzedaży musi mieścić się w pojemności wykonawczej przedsięwzięcia — uwzględniającej dostępne zasoby i czas realizacji.
Różnica między wynikiem finansowym a przepływami gotówki
Rachunek wyniku pokazuje przychody i koszty przypisane do danego okresu, a przepływy gotówki — kiedy pieniądze faktycznie wpływają na konto lub z niego wypływają. Sprzedaż może więc zwiększyć przychód, zanim klient zapłaci, a koszt obciążyć wynik w innym terminie niż następuje płatność za fakturę. Dlatego dodatni wynik nie gwarantuje płynności: firma może być rentowna, a zarazem nie mieć środków na bieżące płatności, jeśli oczekiwane wpływy jeszcze nie nastąpiły.
Różnicę widać także przy zakupie urządzenia. Jego amortyzacja obciąża wynik stopniowo, ale nie oznacza równoczesnego wypływu gotówki. Sama zapłata za urządzenie jest odrębnym zdarzeniem, ujmowanym w przepływach w terminie płatności. Prognoza wyniku i prognoza przepływów odpowiadają zatem na różne pytania: czy działalność wykazuje zysk oraz czy pieniądze będą dostępne wtedy, gdy trzeba zapłacić.
Wyliczenie luki finansowej w czasie
Kwotę potrzebnego finansowania wyprowadza się z najniższego skumulowanego salda gotówki przed jego uwzględnieniem, a nie z arbitralnie przyjętej sumy. W prognozie ujmij wpływy i płatności w terminach, w których mają wystąpić, także w okresie przygotowań poprzedzającym sprzedaż — na przykład gdy za urządzenie trzeba zapłacić wcześniej. Następnie ustal wymagane saldo minimalne, czyli zaplanowaną rezerwę: różnica między nim a najniższym saldem wskazuje potrzebną kwotę.
Rozdzielczość prognozy ma znaczenie dla wyniku. Widok miesięczny może nie pokazać niedoboru, który pojawia się i znika w obrębie tego samego miesiąca; w takiej sytuacji uzupełnij go o ujęcie tygodniowe. Dzięki temu wyliczenie uwzględnia nie tylko najniższy poziom salda, lecz także moment, w którym luka występuje.
Dopasowanie źródeł finansowania do kwoty i terminu
Każde źródło kapitału zestaw z potrzebą finansowania według kwoty, formy, terminu dostępności i statusu. Środki już posiadane, finansowanie przyznane warunkowo, złożony wniosek i oczekiwana wpłata różnią się pewnością oraz momentem, w którym można z nich skorzystać. Sam plan pozyskania pieniędzy nie oznacza, że są już dostępne: lukę zmniejszają tylko środki, które można wykorzystać przed terminem płatności.
Uwzględnij także warunki wypłaty. Przykładowo dofinansowanie wypłacane jako refundacja po zakupie nie pokrywa automatycznie wydatku w dniu zakupu. Sprawdź ponadto, czy deklarowany wkład nie jest już przeznaczony na inne zobowiązania — ta sama kwota nie może jednocześnie finansować projektu i stanowić rezerwy na inny cel.
Przy długu pokaż w prognozie zarówno wpływ otrzymanego kapitału, jak i późniejsze wypływy związane ze spłatą. Zwrot kapitału i odsetki to odrębne pozycje: oba zmniejszają gotówkę, ale koszt odsetek nie jest tym samym co spłata pożyczonej kwoty. Dzięki temu źródło, które początkowo pokrywa niedobór, nie przesłania późniejszych obciążeń płynności.
Kontrola spójności prognoz i potrzeby finansowania
Spójność prognoz sprawdza się, porównując ich założenia i wyniki między powiązanymi zestawieniami. Pozwala to wykryć błędy, które zmieniają obraz potrzeb finansowych, choć mogą nie być widoczne w pojedynczej tabeli.
- Jednostki i okresy — upewnij się, że wielkości wyrażono w zgodnych jednostkach i przypisano do właściwych okresów. Zmiana czasu jednostkowego wymaga ponownego przeliczenia limitu sprzedaży oraz zależnych prognoz.
- Wykonalna pojemność — sprawdź, czy prognozowana sprzedaż mieści się w założonej pojemności operacyjnej. Sama zgodność liczb w arkuszu nie wystarczy, jeśli prognoza przekracza przyjęty limit.
- Salda i bilans — uzgodnij salda w powiązanych zestawieniach. W zamkniętym modelu aktywa powinny równać się kapitałowi i zobowiązaniom; rozbieżność wskazuje na potrzebę sprawdzenia ujętych pozycji.
- Brak podwójnego ujęcia — sprawdź, czy wydatek uwzględniony już w kosztach nie został ponownie doliczony jako osobna pozycja.
Gdy zmienia się założenie, zaktualizuj wszystkie zależne od niego zestawienia i ponownie oceń wynikającą z nich potrzebę finansowania. Poprawne uzgodnienie rachunkowe potwierdza spójność modelu, ale samo nie dowodzi, że założenia dotyczące rynku są realne.